事例紹介

株式会社イトーキ様

株式会社イトーキ様 サムネイル画像

HSSで得られるデータを健康経営の促進に活用。
ネットワーク健診サービスも併用することで健康管理に関するあらゆる作業がスムーズに進んでいます。

itoki_logo

 

株式会社イトーキ
URL:https://www.itoki.jp/
業種 文具・事務機器関連、空間デザイン・ディスプレイ、インテリアデザイン
従業員数 2,040名(2020年12月31日現在)※従業員数は、就業人員です。
導入効果
  • 会社独自の判定基準を適用した自動判定機能を利用
  • ネットワーク健診サービスのセット利用でデータ集計の簡易化
  • 在宅での健康管理業務の実現

株式会社イトーキ
人事統括部 安全衛生管理室 健康管理室 看護師
藤﨑 悦子 様

藤﨑様

 

株式会社イトーキ
人事統括部 安全衛生管理室 健康管理室 保健師
柏倉 未来 様

柏倉様

 

株式会社イトーキ
人事統括部 安全衛生管理室 健康管理室 保健師
岡部 沙織 様

岡部様

 

株式会社イトーキ
人事統括部 安全衛生管理室 健康管理室 保健師
石原 淳子 様

石原様

 

株式会社イトーキ
人事統括部 安全衛生管理室 健康管理室 保健師
内賀嶋 仁美 様

内賀嶋様

 

 

健診結果の産業医判定や社員の健康に関するデータ集計など、時間を要していた作業が大幅に軽減されました。

――2020年7月からヘルスサポートシステム(以下、HSS)を利用されていますが、それ以前はすべて紙で管理されていたのですか?

藤﨑 悦子さん  はい。弊社は現在約2,000名の社員が在籍していますが、その一人ひとりに一冊のカルテがあり、それを管理していました。

――紙からデータでの管理に変わったことで実感したことを教えてください。

211026_ITOKI @_0009

藤﨑さん  HSSの導入のタイミングが新型コロナウイルスの流行時期と重なったんです。この時一番感じたのは、カルテのような紙ベースの管理だったら、これほどスムーズに在宅勤務に移行できなかったということです。

また、多くの実務作業の効率が劇的に良くなりました。例えば、労働基準監督署に提出する報告書の作成業務ですが、以前であれば、社員全員分の健康情報をExcelに入力して、ピボットテーブルで集計するといった手間がありました。しかしHSS導入後は、ボタン一つでデータを簡単に集計できるように。

社員面談の前に個人の各種情報を集める作業も大幅に軽減されました。以前は、各社員の社歴など属性情報に関する資料があらゆる場所で保管されていたので、それを探し出すだけでもひと苦労でした。それがHSS導入後は、Aさんは何年入社で新卒採用なのか、中途採用なのか、身分や資格、役職といった情報をすべて一つの画面(ヘルスプロフィール)で確認できるようになりました。何十分もかかっていた作業が、今ではあっという間に終わるので、とても助かっています。

石原 淳子さん  作業効率の向上に関して言えば、健康診断の結果の判定もスムーズになりましたね。以前は健診結果を出力して、判定欄に産業医の印鑑を押した後、それを確認するといったいくつもの工程がありました。それが今はクラウド上のやり取りだけで完結できるようになりました。

岡部 沙織さん  そうですね。私は弊社に入社して6カ月になりますが、クラウド上で管理することの利便性を感じています。

211026_ITOKI @_0019

柏倉 未来さん  弊社では、HSSを導入する前の2018年からネットワーク健康診断サービスを利用していました。ネットワーク健診サービスのメリットは、管理者画面から、健診結果の納品がすぐに分かること。ただ、納品後に一枚一枚、健診結果を印刷して産業医に確認いただいた後、われわれが再度確認していました。

HSSを導入してからはネットワーク健康診断サービスで受診した健診結果のデータがHSSに自動で連携されるので、その作業が必要なくなったんです。以前は産業医から紙の健診結果に就業判定や指示をもらって処理をしていましたが、今はデータ上での作業に。産業医もテレワークで作業ができるようになりましたし、われわれの健診結果処理業務も効率化しました。

 

さらには出張時の手間も軽減しました。月に一度、名古屋などにある地方支店を産業医とともに訪問していますが、導入前は面談の対象となる社員のカルテを準備して訪問前に郵送、当日はそれを見ながら面談をして、記録して送り返すという一連の作業があったのですが、クラウド上で管理するようになってからその手間が一挙に省けました。面談の対象者は、毎回、10~20人規模になりますので、紙カルテのやり取りは作業ボリュームとしてはかなりの負担となっていたんです。

健診結果の分析が楽になったり、弊社独自の判定基準を設けることができたりと、クラウドだからこそできる健康管理に積極的に取り組んでいます。

211026_ITOKI @_0001

内賀嶋 仁美さん  健康情報のデータ化が実現したことで、紛失リスクの低減も実感しています。

紙カルテで運用した場合、移動の際に紛失したり部外者の手に渡ってしまったりというリスクが考えられますし、工場でカルテを保管する場合、保管場所には鍵がかかっていますが、その部屋には誰でも出入りできるといった状況で、情報漏洩の可能性もあります。

ですがHSS導入後は、各地方にあったカルテを健康管理スタッフのいる拠点に集約することができます。データには限られたユーザーしかアクセスできませんし、リスクマネジメントは格段に向上したと思います。

バナー01

柏倉さん  データ化することによって、こちらが調べたい案件について対象者の抽出が楽にできるようになりましたね。例えば、喫煙率を調べるにしても、地域別・オフィス別・年代別・部署別……と細かく設定して調べられます。

岡部さん  検索に手間をかけることなく、知りたい情報をすぐに確認できるのがいいですよね。

内賀嶋さん  分析結果を簡単にフィードバッグできることもありがたいです。例えば『この地域の喫煙率は本社や営業所よりも〇パーセント高い』という課題を現場が知ることで、職場環境の改善や、個々の健康づくりにもプラスに働くと思います。また、経営サイドに対しても課題を明確に提示できるようになりますし、健康経営の促進のためにもHSSで得られるデータを活用していきたいと思っています。

――御社ではHSSを活用した独自の判定基準を設けているようですね。

藤﨑さん  約800の医療機関で健診を受け付けていますが、判定基準は医療機関によって差があります。ある機関では<要再検査>なのに、他の機関では<要経過観察>だったりと。以前は、各医療機関の判定基準に沿って対応していましたが、HSS導入を機に、人間ドック学会の基準をベースにした<イトーキ基準の判定>を作り、全社統一の基準を設けることができました。

このように一歩踏み込んだ健康管理の成果は他にもあります。HSSの機能を利用して<WEB調査>もできるようになりました。例えば、入社前の新入社員に事前アンケートを取って健康情報の確認を行うことや、海外赴任者の健康調査や高ストレス者・長時間労働者のチェックなど、幅広い調査がスムーズにできるようになりました。以前だったら、Excelで問診表を作って送付して、返信を待つというアナログな方法でした。

柏倉さん  以前は、いつ送っていつ答えが返ってきたかをわれわれが一人ひとりチェックしていましたが、HSSの機能を使うことで社員の回答状況も一目瞭然です。回答の締切日直前には、リマインド機能を有効活用して未回答者に回答を促すこともできています。

211026_ITOKI @_0015

岡部さん  そうですね、個人に関するデータを一つの画面に集約しているので、確認漏れの心配も少なくなりました。

石原さん  従業員が自分で確認できる従業員マイページにお知らせ機能があるので、今後は健康管理室からのメッセージや社内の行事の案内などにも利用していきたいと思っています。

新型コロナワクチンやインフルエンザの予約受付にもHSSを活用。
手作業ではうまく回らなかったと思います。

イトーキバナー02 0207

藤﨑さん  HSSの予約機能を使って新型コロナワクチンの職域接種を実施しました。弊社では7月1日から職域接種を開始しましたが、約2週間という短期間の準備で従業員をはじめ、従業員の家族や社外スタッフ、それからグループ会社の社員や取り引先の方々まで、約3,500名の接種をとてもスムーズに実施することができました。これはHSSがあったからこそだと実感しています。

何しろ初めての出来事でしたし、HSSの予約システムを活用できなければ、われわれが手作業で予約管理しなければならずきっと不可能だったと思いますね。

内賀嶋さん  どの社員がワクチンの予約をしたかをすぐ確認できるほか、勧奨メールを送ることもできる。さらにはワクチン接種を完了した社員のリストもすぐに表示できる。HSSを活用することでこんなこともできるのかという驚きが多々ありました。

藤﨑さん  この予約機能を使って、今年からはインフルエンザの集団予防接種も実施しています。毎年手間がかかるためこの作業で頭を悩ませていたのですが、HSSのお陰もあり今年はスムーズに運用できています。われわれの業務効率はかなり良くなりましたし、社員も予約や変更がしやすくなったのではないかということを肌で感じています。

これからもHSSとネットワーク健診サービスと合わせて活用していくことで、従業員への一歩進んだアプローチと作業の効率化を目指していきたいです。

――本日はありがとうございました。

※2021年10月時点での情報です。

 

関連事例