安全衛生委員会の議事録とは？無料テンプレートサイトもご紹介

安全衛生委員会は、常時使用する労働者が50人以上の事業場で設置が義務づけられている「衛生委員会」と、業種と規模によって設置が義務づけられている「安全委員会」を合わせた言葉で、実際に両方設置の義務がある職場では、統合して「安全衛生委員会」だけを設置しているところもあります。本記事では、安全衛生委員会の議事録の役割や基本構成、注意点や無料テンプレートサイトについてご紹介します。

安全衛生委員会とは？

そもそも、安全衛生委員会とはどのようなもので、どんな参加メンバーが必要なのでしょうか。それぞれ詳しく見ていきましょう。

安全衛生委員会の概要

安全衛生委員会とは、安全委員会と衛生委員会を統合した言葉です。常時使用する労働者が50人以上の事業場においては、いずれの業種でも衛生委員会を設置しなくてはなりません。また、以下の業種や事業場の規模においては、安全委員会を設置する必要があります。

安全衛生委員会の参加メンバー

安全衛生委員会の参加メンバーは、安全委員会の参加メンバーと衛生委員会の参加メンバーを合わせたものです。まずは、それぞれの参加メンバーから見ていきましょう。

これらを踏まえ、安全衛生委員会に必要なメンバーとは、以下のようになります。

• 総括安全衛生管理者又は事業の実施を統括管理する者等（1名）
• 安全管理者
• 衛生管理者
• 産業医
• 安全に関する経験を有する労働者
• 衛生に関する経験を有する労働者

「総括安全衛生管理者又は事業の実施を統括管理する者等」を除くメンバーは、事業者が委員を指名すること、とされています。そのうち半数については、労働組合（労働者の過半数で組織されるもの）があれば労働組合の推薦に基づいて、労働者の過半数で組織される労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者の推薦に基づいて指名する必要があります。

また、安全衛生委員会は毎月1回開催する必要があり、かつ、毎回議事録を作成しなければなりません。議事録の詳細については、次章以降で詳しくご紹介します。

安全衛生委員会の議事録とは

安全衛生委員会の議事録を作る目的（役割）と、議事録の基本構成について詳しく見ていきましょう。

議事録の役割

安全衛生委員会で議事録を残すことには、以下のような役割があります。

• 議事録の作成と3年間の保存が義務づけられている（労働安全衛生規則第23条4項）
• 話し合われた内容を労働者に周知しやすい
• 安全衛生委員会で議論するテーマの被りを避けられる
• 産業医の訪問が2ヶ月に1回の場合、後から確認してもらえる

このように、議事録を残すことはそもそも法的に決められた義務なのですが、3年間保存しておくことで、労働者に内容を周知する際にまとめやすい、毎年被りやすい委員会の議題の内容が被るのを避けやすいなどのメリットもあります。さらに、産業医が専任でなく訪問が2ヶ月に1回の場合は、後から確認してもらうためにも議事録が必要です。

議事録の基本構成

安全衛生委員会で残すべき議事録には、法令に具体的な内容が記載されておらず、「委員会における議事で重要なものにかかわる記録を作成」としか書かれていません。そのため、企業によって議事録には様々な形態がありますが、概ね以下のような内容が記載されていれば良いと考えられます。

• 開催日時
• 開催場所
• 出席者
• 報告事項
• 産業医のコメント
• 議長のコメント

議長とは、「総括安全衛生管理者又は事業の実施を統括管理する者等」のことです。コメント部分は必要に応じてカットしても構いませんが、産業医のアドバイスや議長のまとめがあると、医学的にどんな部分に注意すれば良いか、どんな内容が話し合われたのか、などがよりわかりやすくなるでしょう。

開催日時や場所を記録しておくのは、委員会の運用ルールとされている「月1回の開催」を遵守していることの証明になります。また、出席者に関しては間違いなく必要なメンバーを選出している、ということの証明に必要なため、「安全管理者」「産業医」などの役職を同時に記載しておくと良いでしょう。

報告事項については、毎回の議題によって変わりますが、毎月以下のような内容を記載しておくと、安全衛生に関する自主的活動が行われていることを示せるほか、大きな変化があった場合にすぐ気づけて原因究明に取りかかれるため、ぜひ記載しておくのが良いでしょう。

• 前月に行った安全衛生活動について、結果の報告
• 前月の安全衛生実績（労働災害や通勤災害の件数、増減など）
• 前月に発生した労働災害、通勤災害の発生内容、再発防止対策など

また、健康診断やストレスチェック、産業医の面談などがあった月には、実施の時期や対象人数、面談の内容や人数などを記録しておきましょう。コロナ禍の昨今では、感染状況や感染対策にどのようなことを行っているかなども同時に記載しておくと安心です。

安全衛生委員会の議事録に関する注意点

ここでは、安全衛生委員会の議事録に関する注意点を3つご紹介します。

議事録の保存期間は3年間

労基署に必ず確認される

審議事項の通知を忘れずに

審議して議事録を作成したら、労働者に周知することも規定されています（安全衛生規則23条3項）。周知の方法については規定されていないため、委員会に参加していない労働者にもわかりやすいように伝えられればどんな方法でも構いません。例えば、以下のような方法が考えられます。

• 事業場内の見やすい場所に掲示する
• それぞれに書面を交付する
• 社内のイントラネットで公開、または交付する
• 社内メールで通知する

このように、方法そのものは何でも構いませんが、労働者一人ひとりが確認しやすいように周知する必要があります。単に議事録をざっと眺めて終わるだけにならないよう、「議論した内容についての意見を求める」「よりデータに基づいた議論を行うため、実情についてアンケートをする」など、参加していない労働者自身にも「自分ごと」として捉えてもらえるような工夫もできると理想的です。

無料で使えるテンプレートサイト3つ

議事録をどう作成したら良いか迷ってしまう、作成するのが初めてで何か参考になるものが欲しい、議事録のテンプレートを作っている暇がない、という方には、無料で使えるテンプレートサイトもあります。ここでは、3つのテンプレートサイトをご紹介します。

株式会社エムステージ

株式会社エムステージでは、安全衛生委員会の議事録をExcel形式でまとめられるテンプレートがダウンロードできます。その他にも産業医と共に業務を行うためのマニュアル、産業医専任後、社内通知するためのテンプレート、新型コロナウイルス感染症対策や熱中症対策の資料など、様々なテンプレートや資料をダウンロードできます。

ダウンロードページはこちら

安全衛生の杜

安全衛生の杜では、議事録の基本構成に基づいたExcel形式のテンプレートがダウンロードできます。安全衛生について様々な情報を発信しているコラムサイトなので、他にも安全衛生について知りたいことがあれば読んでみるのもおすすめです。

ダウンロードページはこちら

e塾

e塾は、企業内のIT化推進を目指すサイトです。安全衛生委員会の議事録については、いくつかのテンプレートパターンがあるため、好みのものや自社に合ったものを使いましょう。他にもアンケートのテンプレートや、送信・集計機能つきテンプレートなどもありますので、アンケートが必要な場合は使ってみるのもおすすめです。

ダウンロードページはこちら

安全衛生委員会の議事録を正しく作り、周知しよう

安全衛生委員会とは、安全委員会と衛生委員会を統合した委員会の名称で、両方を設置しなければならない業種や規模の事業場において、両者を設置する代わりに統合しても良い、とされるものです。安全衛生委員会では、議事録を作って3年間保存する必要があるほか、話し合った内容を労働者にわかりやすく周知しなくてはなりません。

安全衛生委員会で審議された事項をわかりやすく周知するためには、メールや社内掲示板などでのシステム化が有効です。例えば、Growbase（旧：ヘルスサポートシステム）などのクラウド型健康管理システムを使って従業員全員に一括でメールを送れば、従業員全員に抜け漏れなく周知できるだけでなく、担当者の業務負担軽減にもなります。ぜひ一度ご検討ください。

Growbaseを導入することにより、健康管理業務にかかる時間や工数を削減することが可能です。組織全体の健康課題を可視化することで、早めのフォローを実施しやすくなります。

また、使いやすいUIと自由度の高い機能を備えており、個別・一括メール配信、面談記録、受診勧奨、部下状況、特殊健康診断の業務歴調査と管理、健診データ一元化、各種帳票出力（労基報告など）、ストレスチェック、長時間労働管理などの機能が充実しています。

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