従業員の健康は、企業の生産性や成長に直結する重要な資産です。近年は「健康経営 ®」が注目され、従業員の心身の健康を守る仕組みづくりが求められています。その中でも、健康診断やストレスチェックの結果、長時間労働の状況などを効率的に管理できる「健康管理システム」の導入が進んでいます。
本記事では、健康管理システムの概要や普及状況、主な機能やメリット・デメリット、選び方のポイントまで詳しく解説します。
※健康経営®はNPO法人健康経営研究会の登録商標です。
健康管理システムとは
健康管理システムとは、企業が従業員の健康に関する情報を一元的に管理し、効率よく運用するための仕組みです。
健康診断の結果やストレスチェック、長時間労働の状況、産業医との面談記録などをまとめて管理できるため、個別対応だけでなく組織全体の健康状態を把握しやすくなります。
また、データ集計や労基報告書の作成など法令対応に役立つ機能を備え、職場環境改善や疾病予防の取り組みに活かすことができます。さらに、アンケート機能や従業員情報管理機能により、組織の課題や健康リスクを多角的に把握することも可能です。
健康管理システムの普及状況
経済産業省の令和元年度健康経営度調査では、健康管理システムを導入している企業は約48％にのぼり、すでに半数近くの企業が従業員の健康情報を一元管理しています。
さらに約26％の企業が導入を検討中とされており、今後は導入率がいっそう高まる見込みです。これらの数値からも、健康管理システムは健康経営を支える基盤のひとつとして、今後より重要性が増すと考えられます。
出典 ：健康経営銘柄2020選定企業紹介レポート｜経済産業省／JPX
健康管理システムの主な機能
健康管理システムには、従業員の健康データを効率的に管理し、日々の業務をサポートするための機能が数多く備わっています。
ただし、ここでご紹介するのはあくまで代表的な機能であり、システムによって搭載されている内容は異なりますので、導入を検討する際の参考としてご覧ください。
データ管理機能
健康管理システムの基本となるのが、健診結果や面談記録といった健康データの一元管理機能です。
個別の従業員ごとに 過去の履歴やフォロー状況を確認できるため、健康状態を時系列で把握することができます。紙や複数のシステムに分散していた情報を統合することで、効率的で正確な管理が可能となるでしょう。
健診 ・精密検査の情報管理
定期健康診断や人間ドック、さらには二次検査・精密検査の結果をシステム上で管理できます。
受診対象者の抽出や結果の一括参照、帳票出力にも対応しており、必要な情報をすぐに確認できるのが特徴です。
面談・相談の記録管理
健康管理システムでは、産業医との面談やストレスチェック後のフォロー面談、生活習慣改善のための健康相談などを、カテゴリごとに整理して記録できます。従業員一人ひとりの経過を追跡できるため、適切なタイミングでサポートを行うことが可能です。
さらに、対象者に一斉に面談勧奨メールを配信したり、意見書・紹介状を自動作成したりできるため、記録の正確性を保ちながら効率的な健康管理を進められる点が大きな特徴です。
統計・報告機能
健診結果やストレスチェック、面談記録といった情報を自動的に集計し、分析資料や労働基準監督署へ提出する報告書を効率的に作成できます。
年齢層や性別、事業所別など多様な切り口でデータを集計できるため、組織全体の健康課題を可視化しやすくなります。そのため、具体的な改善施策の立案や健康経営の推進にも直結する、実務上非常に有用な機能です。
セキュリティ・権限管理
従業員の健康情報は高い機微性を持つため、厳重なセキュリティ対策が欠かせません。健康管理システムでは、データの暗号化や二段階認証といった技術的対策に加え、ユーザーごとにアクセス権限を細かく設定できる機能が備わっています。
そのため、必要な情報を必要な人だけが閲覧できる仕組みが構築され、情報漏えいや不正アクセスのリスクを最小限に抑えることができます。
健康管理システムのメリット
業務効率化とデータ活用の向上
健康管理システムを導入すると、従業員の健康診断結果やストレスチェック、長時間労働の記録などが自動的にシステムに集約されます。
これにより、手作業で行っていたデータ入力や紙資料の整理が不要となり、健康管理担当者の負担が大幅に軽減されます。さらに、必要なデータを条件検索で即座に抽出できるため、再検査が必要な従業員の特定や、部署ごとの健康課題の把握がスムーズに行えます。
複数の部署や拠点で同じ情報をリアルタイムに共有できることから、全社的な健康管理の効率化が進むだけでなく、経営層による迅速な意思決定にも役立ちます。蓄積したデータを分析することで、疾病予防や労働環境改善の施策立案にも活用できる点が大きな強みです。
イメージと採用力の向上
健康管理システムを活用することで、企業は「従業員の健康を大切にしている」という姿勢を明確に示すことができます。これは、経済産業省が推進する「健康経営優良法人」認定の取得につながりやすく、認定ロゴを利用することで企業の信頼性やブランド価値を高める効果があります。
求職者にとって、健康経営を実践する企業は「安心して長く働ける職場」として評価されやすく、採用活動での競争力強化にもつながります。さらに、一部の金融機関では健康経営優良法人に認定された企業を対象に融資条件を優遇する制度を設けているため、資金調達の面でもメリットがあります。
つまり、健康管理システムは企業の社会的評価を高めると同時に、経営基盤の安定にも寄与するツールです。
従業員の健康意識と受診率の向上
健康管理システムには、健康診断の案内やリマインドメールを自動送信する機能が備わっており、通知漏れや管理ミスを防ぎます。その結果、健診の受診率が向上し、従業員の健康リスクを早期に把握・対応できるようになります。
未受診者を簡単に抽出して個別にフォローすることも可能なため、受診率を安定的に高く維持できる点も大きな強みです。さらに、従業員自身がスマートフォンやPCから過去の健診結果を確認できるため、自分の健康状態を把握しやすくなり、日常生活でのセルフケア意識が高まります。
紙で結果を配布する必要がなくなるため、管理の手間やコストを削減できるだけでなく、ペーパーレス化による環境負荷の軽減にも貢献します。
健康管理システムのデメリット
情報漏洩リスクへの懸念がある
健康管理システムでは、従業員の健診結果や既往歴など、極めてセンシティブな個人情報を扱います。そのため、外部からの不正アクセスや内部での不適切な取り扱いがあれば、重大な情報漏洩につながりかねません。一度事故が起これば企業の信用を大きく失い、法的責任を問われる可能性もあります。強固なセキュリティ対策と運用ルールの徹底が不可欠です。
導入効果の数値化が難しい
システムの導入によって従業員の健康維持や生活習慣病予防につながることは期待できますが、その効果を短期間で具体的な数字として示すのは難しい場合があります。健康状態の改善は長期的に表れることが多いため、費用対効果を判断しにくい点はデメリットと言えます。
ただし、業務効率化やデータ管理の正確性向上といった効果は比較的早期に実感できるでしょう。
機能を十分に活かせないリスクがある
健康管理システムは多機能であるほど便利に見えますが、実際には自社の業務フローに合わず、使いこなせないケースも少なくありません。複雑な操作が必要な場合、担当者の負担が増えたり、結局一部の機能しか使われなかったりする可能性があります。
導入前に自社のニーズを整理し、必要な機能を見極めることが、効果的な運用につながります。
健康管理システムの選び方
自社に合った機能を備えているか
健康管理システムを選ぶ際には、自社で何を解決したいのかを明確にすることが第一歩です。健康診断結果を一元管理したいのか、ストレスチェックや長時間労働の分析まで行いたいのかによって、必要な機能は異なります。
目的を整理したうえで、分析機能や帳票出力、他部署とのデータ共有など、業務に直結する機能が搭載されているかを確認すると失敗が少なくなります。
安全性と運用のしやすさ
従業員の健康情報は非常に機微性が高いため、セキュリティ対策の有無は欠かせない確認項目です。二段階認証やアクセス権限の設定、外部認証の取得状況などを必ず確認しましょう。
また、日常的に利用する健康管理担当者 や従業員がストレスなく操作できるかも重要なポイントです。まずはトライアルなどを活用し、実際の操作性をチェックすることをおすすめします。
コストとサポート体制のバランス
健康管理システムを導入する際は、初期費用だけでなく、毎月のランニングコストやアップデート費用、将来的に追加機能を開発する場合のコストまで含めて検討する必要があります。費用面だけで判断すると、導入後に予想以上の維持費がかかり負担になるケースも少なくありません。さらに、導入後のサポート体制も重要な比較ポイントです。
問い合わせに迅速に対応してくれるか、システム障害時の復旧体制は整っているか、法改正や最新のセキュリティ要件に合わせてアップデートが継続的に提供されるかなどを確認しましょう。コストとサポートの両面をバランスよく比較することで、長期的に安心して利用できるシステムを選ぶことができます。
既存システムとの連携性
健康管理システムは、それ単体で完結させるよりも、勤怠管理システムや人事システム、労務管理システムなどとスムーズに連携させることで真価を発揮します。たとえば、労働時間のデータと健康診断結果を組み合わせて分析すれば、長時間労働による健康リスクを早期に把握できます。
一方で、既存のシステムと連携できない場合、同じ情報を何度も入力する必要があり、かえって業務負担や入力ミスのリスクが増える恐れがあります。導入前に、自社の既存システムや運用フローとの相性を十分に確認しておくことが重要です。
まとめ
健康管理システムは、従業員の健康情報を一元管理し、効率的な運用を可能にする仕組みです。業務効率化や受診率向上、企業ブランドの強化といった多くのメリットがある一方で、セキュリティリスクや導入効果の数値化の難しさといった課題もあります。
導入を検討する際は、自社の課題を整理し、必要な機能やサポート体制、既存システムとの連携性を確認しましょう。
従業員の健康情報の管理は、企業の責務のひとつといえます。こうした取り組みを効率的に進める際に役立つのが、健康診断結果や産業医の記録などを一元管理できる「Growbase」です。
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